Совещания

9 правил проведения телефонных митингов
Продолжая разговор о работе в распределенной команде, нельзя не поговорить об эффективности телефонных митингов. Потому что, скорее всего, их будет много. Итак, простые правила, которые позволят повысить эффективность телефонного собрания.
Правило № 1. Рассылайте заранее повестку дня. Как и с обычными, живыми совещаниями, очень рекомендуется иметь повестку дня заранее. Повестка — это список вопросов, который рассылается заранее всем участникам собрания. Например:
Некоторые менеджеры любят рассылать повестку минуты за две до начала собрания. Это, конечно, лучше, чем не прислать ее вообще. Но не сильно лучше. У людей должно быть время подготовиться к обсуждению вопросов.
Крайне полезно список вопросов для обсуждения дополнить временем, которое предполагается потратить на обсуждение вопроса. Например вместо «заслушать Епифана про архитектуру бэкэнда», написать:
• 10:00-10:20 Епифан: архитектура бэкэнда.
• …
Правило № 2. Заранее определитесь, кто пишет протокол. Часто собрание сразу начинается бодро, и все летят в бой шашки наголо. Порубились, обсудили, пора расходиться. «Так, а это кто-нибудь записал?..» В итоге половина того, что обсудили пропала.
В начале митинга всегда должен быть назначен кто-то, кто будет писать протокол собрания. Этот кто-то может быть все время один и тот же человек. Единственное, ему нужно приготовиться к тому, что участвовать в обсуждениях будет тяжеловато. Но такой человек должен быть. Он же, кстати, может следить и за тем, чтобы обсуждение вопроса не вываливалось за временные рамки, за тем, чтобы не начинались флэймы и пр., и пр.
Правило № 3. Пробегитесь по списку действий с предыдущего собрания. В протоколах митингов обычно пишут действия. Действия должны обладать тремя характерными признаками WWW = Who, What, When. Например:
• Вася: прислать обновленный дизайн документ к 7-му апреля
Если хотя бы одного признака нет — можете быть уверены, действие продолбается.

действия. Действия должны обладать тремя характерными признаками WWW = Who, What, When. Например: